電子帳簿保存導入を阻む障壁や導入後のメリットについて「テレワークをより推進する『電子帳簿保存法』改正」で解説してくださったゴージュ会計事務所の代表で公認会計士の岡野貴幸さん。
改正電子帳簿保存法2022年1月からの施行も間近に迫り、電子帳簿保存の実務化に向けた取り組みが多くの企業で進められるなか、今回の改正法施行が電子化導入のよいきっかけになるのではと岡野さんは話されています。

電子取引保存の義務化にどう対応すべきなのか、電子帳簿保存法改正のポイントについてご紹介します。

電子帳簿保存法改正の主旨

電子帳簿保存が一部義務化

2022年1月1日から電子帳簿保存法が大きく変わります。
以前にも、電子帳簿保存法に関する記事を執筆しましたが、いよいよ本番がスタートします。

今回の改正で注目すべき点は、電子化が義務づけられるものがあることです。
今まで電子帳簿保存は任意で、開始する3か月前までに届出をしなければならないという大きなハードルがあったのでなかなか普及しませんでした。

今回は電子帳簿保存の義務化が盛り込まれ、企業は嫌が応にも対応をしなければならなくなります。
この義務となる部分について解説していきます。

3つに分類される電磁的記録保存

電子帳簿保存法上、電磁的記録による保存は、大きく3種類に区分されています。

国税庁：「電子帳簿保存法が改正されました」より

電子帳簿等保存

電子的に作成した帳簿・書類をデータのまま保存するものです。
帳簿は、総勘定元帳、仕訳帳、現金出納帳など。
書類は、貸借対照表、損益計算書、契約書、納品書などを指します。

スキャナ保存

紙で作成された書類を受領した際、画像データで電子化し保存するものです。
取引相手から受け取った書類以外にも、自己が作成して取引相手に交付する書類も含まれます。
領収書や請求書のほか、見積書、納品書、契約書などが該当します。

電子取引

電子的に授受した情報をデータで保存する取引のことです。
インターネット上や電子メールにより取引情報を授受した場合の取引が該当します。

「電子取引」が義務化される

今回の改正で電子化が義務づけられるのが、「電子取引」です。
電子で受け取った情報は紙に打ち出すことなく、電子のまま保存することが義務づけられるのです。
では、電子取引を電子のまま保存するにはどうすればよいのでしょうか。

電子取引保存の要件は真実性と可視性

電子取引を電子のまま保存するには、「真実性」と「可視性」の2つを満たさなければならないとされています。

取引情報の確からしさ

真実性を担保するために必要な要件と手順は以下のとおりです。

1.　タイムスタンプを付与し、電子のまま保存する。
2.　記録事項の訂正・削除を行った場合に、これらの事実及び内容を確認できるシステム、又は記録事項の訂正・削除を行うことができないシステムで取引情報の授受及び保存を行う。
3.　正当な理由がない訂正・削除の防止に関する事務処理規程を定め、その規程に沿った運用を行う。

タイムスタンプとは、ある時刻にその電子データが存在していたことと、それ以降改ざんされていないことを証明する技術のことで、データの正確性を証明するものです。
このタイムスタンプが相手方から送られてくる時に付与されているか、もしくは、データを受け取った後に自身で付与することが出来れば電子のまま保存が可能です。

タイムスタンプを自社で付与するためにはシステムやツールを導入しなければならならず、コストが発生します。
ただし、コストかけずにやる方法もあります。
それは、上記3に記載されている事務処理規程を定めて、その規程に沿って電子データが改ざんされないように保存していく方法です。
事務処理規程は国税庁にサンプル^※も記載されています。
まずはこの事務処理規程を作成して対応するという方法が現実的かもしれません。

※参考；国税庁「参考資料（各種規程等のサンプル）」

いつでも誰の目にも見えること

可視性を担保する要件を以下にあげてみました。

1.　保存場所に、電子計算機（パソコン等）、プログラム、ディスプレイ、プリンタ及びこれらの操作マニュアルを備え付け、画面・書面に整然とした形式及び明瞭な状態で速やかに出力できるようにしておくこと。
2.　電子計算機処理システムの概要書を備え付けること
3.　検索機能を確保すること
a  取引年月日、勘定科目、取引金額、その他のその帳簿の種類に応じた主要な記録項目により検索できること⇒改正後の記録項目は、取引年月日、取引金額、取引先に限定
b　日付又は金額の範囲指定により検索できること
c　2つ以上の任意の記録項目を組み合わせた条件で検索できること

上記1と2については問題ないと思いますので、実質的にクリアすべき可視性の要件は、3の検索機能でしょう。
最低限の検索要件としては、aの「取引年月日」「取引金額」「取引先」の記録項目により検索できることが求められています。
データ保管をする際、検索ができるようにExcelにて表を作成すること、保存データの名称を検索できるように工夫しておくことが必要です。

電子化導入のチャンス

今回の電子帳簿保存法改正によって、電子取引の電子化が詳細に義務化されました。
これをきっかけに帳簿保存の電子化が本格的にスタートします。
今後、スキャナ保存に関しても、どんどん電子化されていくことが予想されます。
これを機に、電子化を本格的に導入することを検討してみてはいかがでしょうか。

出典：マイナビニュース「電子帳簿保存法の改正」
この記事は著者に一部加筆修正の了承を得た上で掲載しております。